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内森•休伊特 内森·休伊特(Nathan Hewitt)报道

通过内森•休伊特2019年11月25日,

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让捐赠者开心:艺术家的捐赠者管理指南

技巧和工具|筹款|艺术家和成员

当你作为艺术家筹集资金在美国,你很容易把所有精力都花在争取新的捐款上。不管你是忙着利用人脉、发起众筹活动、写邀请信、精心打造优雅的社交媒体交流,还是以上所有的事情,这都像是一份全职工作。然而,一旦捐款最终到位,一切才刚刚开始。

对于专业的筹款人来说,它是一份全职工作。互联网是许多优秀战略指南的家,在感激,保留,管理,和捐赠关系的组织与一个完整的发展部门。其中一个挑战,尤其是对艺术家和小型艺术团体来说,是没有时间或金钱来留住捐赠者。但就像面对任何障碍一样,你也可以把它看作是一个机会——一个让你发挥创造力的机会。

与任何友谊(或盆栽植物)一样,与捐赠者的关系也需要定期关注。在这些关系中,即使是很小的投资也能产生很大的不同。通过维护和培养你与支持者的联系,并使用一个简单的捐赠者管理计划,你可以建立一个支持多年的基础。管理就是照顾照顾过你的人。

捐助者管理是建设社区

在专业的筹款领域,捐赠者的管理通常被认为是一种交易过程,将捐赠者推上一段阶梯或金字塔的顶端。然而,作为艺术家和小型组织,你通常会与你的支持者有私人关系。

与其将捐助者视为最大化的收入来源,不如考虑围绕你的项目建立一个社区,并带上你的支持者你的工作。一种形象化的方法是把它看作是一个有同心圆的目标,你的项目或组织在中心,在那里培养和管理过程引导捐赠者从外部环(听说工作,买了一张票)到内部环(主要支持者,定期参与者,等等)。

捐助者管理过程信息图

将这些同心圆覆盖在你的网络上,可以让你保持对每个捐赠者的情况以及与你的工作的关系的了解。有时,捐赠者的捐赠能力会发生变化,无论是由于意外开支还是其他财务问题。以社区建设为重点,你可以认识到他们可能有其他非经济的方式来提供帮助(无偿工作、空间和场所、食物、志愿服务),或者他们可能仍然想了解更多关于这项工作的信息。

这是捐赠而不是专注于建立关系捐赠解决收入。捐赠者的管理工作不是把捐赠者送到下一层的过程;管理工作带来了他们.尽管让人们参与到艺术作品中来并不容易——艺术作品往往是非常个人化的——但这是为你未来的努力奠定财务基础的重要组成部分。这里有一些开始的方法!

在一个易于使用的系统中跟踪您的捐赠者

客户关系管理,或“客户关系管理系统”,是你未来所有管理工作的基础。一个CRM跟踪您与您的支持者的互动,并可以自动记录捐款,门票购买,和更多的捐赠者的记录。它就像捐献者的名单,但在类固醇,高级搜索,“列表片段”,个人捐献者记录,以及更多!如果你没有,你需要一个:我们有一些CRM的建议给你。

如果捐赠不是自动记录的,请确保将其输入捐赠者的记录,包括任何上下文信息,可能在未来有帮助。然后确保每一次与捐赠者的互动(或“接触点”)都要记录下来,包括感谢沟通、时事通讯和活动出席。

捐赠者的记录还可以帮助你记住捐赠者的个人信息。对于亲密的朋友或家人,你可能只记录与工作的互动,而对于其他人,你可以记录生活中的重大事件、工作变化、变动和成就。你甚至可以用客户关系管理系统来记录你的生日!

每有一个新的捐赠者,你的CRM记录就会变得越来越重要,帮助你避免尴尬的时刻(比如给某人发送三封不同的感谢信,或者记错了最大捐赠者的名字)!这是你的项目永远活着的机器人记忆,它释放你的思维空间,专注于制作惊人的和强大的创造性工作。

向捐赠者表达你的感激之情

一定要对捐赠者的支持表示感谢!比感谢信的发送方式更重要的是时间。你的捐赠者应该尽快收到感谢信息,最好是在送出礼物后的24小时内。如果你没有时间写一封完整、真诚的感谢信,试着给他们发一条简短的感谢信息,让他们知道你稍后会发一条更长的信息。

感恩有很多种形式。没有一字一句的感谢信,但大多数都是直接写给捐赠者的,包括捐赠的重要性、资金将如何使用以及他们所支持的工作的预期影响等信息。为了最大限度地提高效率,试着关注未来,包括一些个人的接触。这意味着不仅仅是标准的信件和税单。只有一个主要的禁忌:把你的“请求”和“谢谢”分开。不要要求任何东西从捐献者。

当联系捐赠者时,试着用对他们最有意义的沟通方式。对于年轻人和/或朋友来说,这可以是一条在线信息或短信。企业和资助人希望有正式的沟通,但要确保给那里的联系人发送个人信息。许多美国捐赠者希望收到标准的感谢邮件和手写的便条,而主要捐赠者可能希望接到电话。然而,这并不是普遍的,你的捐献者可能有不同的期望。

这是你的捐赠管理努力的开始,希望是一段长期关系的开始。在收到礼物后马上感谢捐赠者有时感觉像是一件苦差事,或者只是另一个需要“打勾”的盒子。在某些方面,确实如此。然而,在今后几个月里,将有许多机会继续对他们的支持表示真诚的感谢。感谢字条只是一个开始。

与你的捐赠者保持联系

这部分可能会让人感到模糊和永无止境。你什么时候联系捐赠者?你说呢?就像没有放之四海而皆准的感谢信息一样,有关捐赠者管理的一切都取决于具体情况。也就是说,我在这里提供一个简单的由三部分组成的捐赠管理计划来建立这个现在这样你以后就不用老是担心了。

  1. 计划在接下来的一年里与捐赠者进行三次个人随访。例如,在捐赠后的1个月、3个月和6个月,制作平底锅向捐赠者伸出援手。或者,如果他们支持一个特定的项目,你可以在开始、中间和结束时跟进。具体的时间是随意的。无论你做了什么决定,把这些后续的日期添加到你的日历或记事本上,然后现在就把它们忘掉。

  2. 当选定的日期到来时,通过电子邮件、电话或信使联系(以你和捐赠者最舒服的方式)。对于巨额捐献,打个电话就行。

  3. 在你的信息或电话中,分享他们的捐赠的影响,你目前的工作,和你的未来计划。如果事情没有成功,诚实地告诉他们,并分享你计划如何在未来做不同的事情。他们甚至可能会有一些好的建议。交流不需要很长或很耗时,可以是几句话或一分钟的电话交流。(如果他们不接电话,那就留下一条漂亮的语音信息,不要担心后续问题。)记住,这是持续的感激,而不是主动的任何东西,并考虑到捐赠者的时间。

你现在已经建立了一个捐献者管理计划!

它是那么容易。每次捐赠都这样做,你就建立了一个基本的管理程序,可以维持你与捐赠者的关系,并增加他们在未来再次捐赠的可能性。话虽如此,你也没必要就此止步。试着想想你已经做过的事情,可以用来和你的支持者联系。这是一个发挥创造力的机会,但没有必要重新发明轮子:

  • 将它们添加到您的电子邮件通讯/邮寄名单(s)为更新和未来的活动

  • 计划一个简单的捐赠者感谢活动,比如给捐赠者一个欢乐时光,你可以花几分钟分享你正在做的事情(带上零食,让他们付饮料钱)

  • 邀请他们参观工作室或观看排练

  • 在你的活动计划中感谢他们

  • 给所有支持你的捐赠者发送年终感谢信息——即使是一月份的捐赠者

  • 和更多…

有无穷无尽的捐赠管理的可能性,可以帮助你保持支持。随着时间的推移,这个过程不仅仅是接受捐赠。这是关于围绕你的工作建立一个社区。了解更多关于筹款和建立社区的信息为艺术家筹款的终极指南

内森·休伊特报道

约拿单休伊特

内森·休伊特是一位非营利性的艺术专业人士和当代音乐家。在《裂地图集》之前beplay账号被锁定,内森曾与Donorly、路易斯维尔演员剧院、诺顿艺术中心、纳科健康倡议、WRFL电台自由列克星敦和狂欢文化集体合作。他来自印第安纳州,曾是肯塔基大学盖恩斯研究员。内森认为,艺术家、组织者和非营利组织共同拥有创造一个更公正、更公平社会的力量。

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