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劳伦·拉蒂莫尔 劳伦·拉蒂莫尔的文章

通过劳伦·拉蒂莫尔在…上2020年2月24日

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你的电子邮件怎么了?请求的生命周期

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您刚刚注册成为Fracted Atlas的会员,现在有问题了。也许您是一个财政资beplay账号被锁定助的项目,需要我们的证书才能尽快在场馆获得非营利的费率折扣。

您很快向我们的客户提交您的请求支持电子邮件地址等待答复。一天剩下的时间就过去了:你想知道是否收到了你的信息,是否能在足够的时间内提供解决方案。唉,在下一个工作日,你会收到一封来自Atlas项目合伙人的电子邮件。beplay账号被锁定

如果你想知道当你点击“发送”和我们的第一次回复时会发生什么,这里是你的电子邮件旅程的快速分解!

说明电子邮件的以下步骤的流程图:查询到常规收件箱到已排序的收件箱以将回复与您的回复关联

流程图说明了从我们需要电子邮件到您发送回复的所有过程。

阶段1:提交请求

当您提交任何查询或请求时,我们熟练的项目团队将是有帮助的收件人!所有电子邮件应发送至我们的support@fracturedatlas.org住址这保证了您的电子邮件将由最能帮助您的团队成员接收和处理。

我们致力于满足您的需求和承诺提供社区支援这将推动你的艺术事业向前发展!

第2阶段:一般收件箱

提交电子邮件后,将在“普通收件箱”中接收所有查询。每封电子邮件都按收到的顺序排序。我们平均每周收到数百封电子邮件。这还包括传送到我们的电子邮件收件箱的语音邮件,以便通过电子邮件对简单请求做出更快的回复。

自动回复

作为我们1-2个工作日周转政策的提醒,您将收到我们的自动邮件(如下)以确认收到您的电子邮件。

亲爱的请求者:,

感谢您的帮助,我们期待您的回复。请注意,Fracted Atlas的营业时间为美国东部时间周一至周五上午9点至下午6点。我们的响应时间取决于数量beplay账号被锁定,但通常在2个工作日内。如果您在4个工作日内没有收到我们的来信,请随时跟进。

查看我们的广泛知识库在等待答复时,为了了解更多信息,以及更多的教育工具,请考虑查看我们的信息。指南自由的网络研讨会.

真诚地
阿特拉斯beplay账号被锁定小组

阶段3:已排序的收件箱

在这一阶段,票证按其内容的主题进行分类。这使我们的团队能够更好地了解我们收到的请求类型以及每种请求的数量。

例如,如果您刚刚更新了捐赠页面,我们的系统会将此电子邮件标记为“个人资料编辑”,同时保留原始请求日期。这些标签还帮助我们在低优先级(如快速更新或批准)和高优先级请求(如拨款或众筹活动审查)之间划分优先级。

在将电子邮件分类为正确的类别后,它们会分散到整个团队的直接收件箱中。每天早上,员工都会收到一批不同类别和优先级的电子邮件。平等的分发和有效的优先级排序确保我们的团队能够有效地响应尽可能多的提交易变的。

第4阶段:助理答复

员工的收件箱每天看起来都会大不相同,这需要大量的时间管理。根据一周中的时间(周一、假期等)或他们收到的高优先级电子邮件的数量,我们的员工会不断处理多个请求。

一般来说,授权审查(或任何要求我们提供文件的请求)的处理时间较长。团队成员通常会发送他们正在处理的待定电子邮件的状态更新,特别是在有截止日期的情况下。一旦一个解决方案经过深思熟虑的设计,它就会提交给最初的请求者。

这些消息可以由指向我们的知识库为常见问题或之前录制的网络研讨会提供深入解答的文章。这些工具帮助我们加快周转过程,同时提供强大的支持体验!

第五阶段:你的回应

当您准备好回复我们的电子邮件时,可以安全地继续与回复的同事进行对话。从那时起,这个人将处理你的需求,直到它完成。

但是,如果您的原员工第二天不在办公室,您可能会收到另一位同事的回复。为了确保在1-2个工作日的时间范围内涵盖所有电子邮件,我们会自动将您的回复放入第二天的批中,以便有人为您提供帮助。除此之外,您的所有回复都将直接发送到初始员工的直接收件箱,并将相应地得到回复。

要记住的事情

我们希望了解这一过程会有所帮助。我们还希望您在与我们合作时牢记以下额外事项:

没有指定的员工。

我们经常收到询问“指定员工”的信息。虽然我们理解礼宾服务的吸引力,但为了有效地为您提供支持,我们必须以“全副武装”的团队运作。

这一工作流程已被证明能够使我们的团队多年来坚持我们的客户服务承诺。它还为我们的员工提供了公平、稳定的参与度。

禁止在支持电子邮件地址之外发送电子邮件或联系同事。

如上所述,所有提交内容都应发送到支持电子邮件地址。通过fracturedatlas.org、个人电子邮件或社交媒体收件箱联系我们员工中的任何人都是不可接受的。

我们的支持帐户由Zendesk提供支持,这是我们能够及时成功帮助您的唯一方式。外部通信可能未读或无法响应,因为违反了我们的员工代码。

每个请求都应在各自的电子邮件中发送。

尽管我们希望尽快满足您的所有需求,但当一封电子邮件包含多个请求时,我们无法做到这一点。当您提交一封包含各种查询或请求的电子邮件时,这实际上会减慢您的周转时间。

您的一个查询可能需要简短的回复,而您的电子邮件的其余部分可能需要额外的时间向您提供所需的详细信息。

例如,包括赞助确认信、个人申诉审查和EFT更新的电子邮件应在同一份意见书中。单独提交会提高您在工作日内得到大部分需求响应的机会,而不是在以后。这也有助于员工跟踪他们的负载,消除多个对话中线程中的混乱,并一起忽略一个请求。

你不能越界:多次提交不会增加你得到回复的机会。

当会员在我们的客户服务时限结束前发送大量电子邮件时,电子邮件的发送周期与第一次提交相同。它们不会自动链接到第一封电子邮件。这可能导致弊大于利。因为每封邮件都被认为是新的,所以它将从“普通收件箱”开始,然后进行相应的排序。

您的第一封电子邮件可能已经在某位同事的收件箱中,但现在同一查询的第二封电子邮件是另一位同事的收件箱。这将导致员工处理电子邮件的时间增加一倍。

它还阻止了另一个项目或成员获得帮助,因为现在两个同事在不知情的情况下处理同一个请求。这也适用于与一位同事一起检查请求的状态,该同事在一个完全不同的电子邮件线程上为您提供帮助。

我们的团队成员不能同时巡视彼此的工作负载并及时响应传入的消息。状态查询只能通过电子邮件发送给您的同事。

我们真心关心!

我们的团队孜孜不倦地努力及时回复所有收到的信息,以便您能够在工作中获得成功。我们的大多数员工本身就是艺术家,因此,我们作为一个团队能够获得支持其他艺术家的热情。

我们一直在思考如何加强我们的系统和工作策略,让每个成员都有同样的质量体验!如果您还不是会员,请查看会员资格的好处今天就加入。

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关于劳伦·拉蒂莫尔

Lauren Lattimore是一位自豪的本土Detroiter,拥有东密歇根大学传播艺术学士学位。2013年,她在新戏剧学院获得了表演艺术硕士学位。此后,她一直在MCC剧院、哥伦比亚大学主流剧院和新布鲁克林剧院演出。虽然表演是她的一大爱好,但巧克力是她的氪石。在她的业余时间,她可以听音乐,赶上她的DVR,或发现一个新的餐馆在城市!

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